Purchasky · Satınalma rehberi · Şablonlar

Teklifler nasıl değerlendirilir? En ucuz teklif neden çoğu zaman yanlış seçim

Uygulama · 2026-10-16 · 8 dakika okuma

Satınalmanın en çok tartışılan anı, tekliflerin önünüze geldiği andır. Rakamlar yan yana durur, biri gözle görülür şekilde ucuzdur ve karar kolay görünür. Çoğu zaman da o kolay karar, üç ay sonra geri döner.

Önce teklifleri aynı kapsama getirin

Karşılaştırmaya başlamadan önce cevaplanması gereken soru şudur: bu teklifler gerçekten aynı şeyin fiyatı mı?

Pratikte çoğu zaman değildir. Bir tedarikçi nakliyeyi dahil etmiştir, diğeri “fabrika teslim” yazmıştır. Biri KDV hariç, diğeri dahil fiyat vermiştir. Biri montajı kapsama almıştır, diğeri almamıştır. Biri teklif ettiği ürünün muadilini önermiştir.

Bunları eşitlemeden yapılan karşılaştırma, karşılaştırma değildir. Eksik kalemleri tahmini bedelleriyle tabloya ekleyin; nakliyeyi kimin üstleneceği belli değilse sorup öğrenin. Bu adım on dakika sürer ve çoğu zaman sıralamayı değiştirir.

Dört başlığa birlikte bakın

Fiyat tek başına karar vermeye yetmez. Pratikte dört başlık belirleyicidir ve hangisinin daha ağır basacağı alımın niteliğine göre değişir.

Toplam maliyet — nakliye, montaj, KDV ve varsa kur farkı dahil, kapıya giren toplam rakam
Teslim süresi — üretim ya da iş planı bekleyecek mi, beklerse neye mal olur
Ödeme vadesi — parayı ne zaman çıkarıyorsunuz (aşağıda parayla ifadesi var)
Risk — tedarikçiyi tanıyor musunuz, daha önce aksatmış mı, garanti ve satış sonrası ne durumda

Ödeme vadesinin parayla karşılığı hesaplanabilir

Vade çoğu teklif karşılaştırmasında “iyi bir şey” olarak geçiştirilir. Oysa sayıya çevrilebilir ve çevrildiğinde fiyat sıralamasını değiştirebilir.

Mantık şu: paranızı 60 gün elinizde tutmak, o parayı 60 gün boyunca başka bir yerde kullanabilmek demektir. Firmanızın parayı kullanma maliyeti neyse (kredi faizi, ya da o parayla çevirdiğiniz işin getirisi), vade o oranda bir indirim gibi davranır.

Hesap kabaca şöyle yapılır: teklif tutarı × aylık para maliyeti oranı × (vade gün sayısı ÷ 30). Diyelim 100.000 TL'lik bir alım var, firmanızın aylık para maliyetini %3 kabul ediyorsunuz. Peşin ödemeli teklifle 60 gün vadeli teklif arasındaki vade avantajı 100.000 × 0,03 × 2 = 6.000 TL eder.

Yani peşin isteyen tedarikçinin 100.000 TL'lik teklifi ile 60 gün vade veren tedarikçinin 105.000 TL'lik teklifi karşılaştırıldığında, ikincisi aslında daha ucuzdur. Kullanacağınız oran firmanızın kendi finansman maliyetidir; bunu mali müşavirinizle netleştirmekte fayda var.

Gecikmenin bedelini önceden konuşun

Teslim süresinin maliyeti alımdan alıma değişir. Depoya stok alıyorsanız bir hafta gecikme çoğu zaman önemsizdir. Duran bir makinenin yedek parçasını alıyorsanız bir gün gecikme vardiya kaybıdır.

Kararı vermeden önce şunu kendinize sorun: bu malzeme söz verilen tarihte gelmezse ne olur, kaça mal olur? Cevap büyük bir rakamsa, teslim süresi fiyattan daha ağır basan kriterdir ve en ucuz teklifi elemekte tereddüt etmeyin.

Bu durumlarda sipariş yazısına gecikme halinde ne olacağını yazmak işe yarar. Yaptırım koymasanız bile, tarihin yazılı olması tedarikçinin dikkatini artırır.

Ağırlıklı puanlama: kriterleri önce, teklifleri sonra

Birden fazla kritere aynı anda bakarken insanın aklı doğal olarak fiyata kayar. Bunu engellemenin basit bir yolu var: kriterlerin ağırlığını teklifler gelmeden önce belirlemek.

Örneğin rutin bir malzeme alımında fiyat %60, teslim %25, vade %15 olabilir. Üretimi bekleten kritik bir parçada bu dağılım fiyat %35, teslim %50, vade %15'e dönebilir. Aynı firmada, aynı ay içinde, iki farklı alım için iki farklı ağırlık tamamen normaldir.

Ağırlıkları önceden koymanın faydası şudur: teklifler geldikten sonra ağırlık belirlerseniz, farkında olmadan tercih ettiğiniz tedarikçiyi kazandıran ağırlığı seçersiniz. Önceden koyarsanız tablo kararı size söyler.

Puanlamayı Excel'de kurmak zor değil: her kriter için en iyi teklif 1,00 puan alır, diğerleri ona oranlanır, sonuçlar ağırlıklarla çarpılıp toplanır. Sitedeki teklif karşılaştırma tablosu bu hesabı hazır yapıyor.

Tabloyu kararın yerine koymayın

Puan tablosu bir araçtır, hâkim değildir. Tablo bir tedarikçiyi önde gösteriyor ama siz o firmayla geçen seferki tecrübenizden dolayı tereddüt ediyorsanız, tereddüdünüz de bir veridir.

Doğru kullanım şu: tablo kararı verir gibi değil, kararı gerekçelendirir gibi kullanın. Tablonun önde gösterdiği tedarikçiyi seçmiyorsanız, neden seçmediğinizi bir cümleyle yazın. O cümle, altı ay sonra aynı soruyu soracak kişiye verilmiş cevaptır.

Sık sorulanlar

En ucuz teklifi seçmek ne zaman doğrudur?

Teklifler gerçekten aynı kapsamda olduğunda, teslim süreleri arasında sizin için anlam taşıyan bir fark olmadığında ve tedarikçilerin hepsi daha önce sorunsuz çalıştığınız firmalar olduğunda. Bu üç koşul sağlanıyorsa fiyat tek ayırt edici kriterdir ve en ucuzu seçmek doğrudur.

Teklifleri karşılaştırırken KDV dahil mi hariç mi bakmalı?

KDV hariç tutarlar üzerinden karşılaştırın — KDV'yi devletten mahsup ettiğiniz için firmaya maliyet oluşturmaz. Yalnızca KDV mükellefi olmayan ya da indirim hakkı bulunmayan alımlarda dahil tutara bakmak gerekir. Önemli olan bütün teklifleri aynı esasa getirmektir.

Tedarikçi teklifini revize etmek isterse ne yapmalı?

Son cevap tarihinden önce gelen revizeler normaldir, kabul edin. Tarih geçtikten sonra, özellikle diğer tekliflerin açıldığı bilindikten sonra gelen indirim tekliflerini kabul etmek, sürece güveni bozar; bir dahaki sefere kimse ilk teklifinde doğru fiyat vermez.

Ödeme vadesi hesabında hangi oranı kullanmalıyım?

Firmanızın parayı kullanma maliyetini. Kredi kullanıyorsanız kredinin aylık maliyeti, kullanmıyorsanız o parayla çevirdiğiniz işin getirisi mantıklı bir yaklaşımdır. Oranı mali müşavirinizle belirleyin; önemli olan bütün tekliflerde aynı oranı kullanmaktır.