Purchasky · Satınalma rehberi · Şablonlar
Temel · 2026-10-16 · 9 dakika okuma
Satınalma, dışarıdan bakınca “fiyat sor, en ucuzu al” gibi görünür. İçeride ise birbirine bağlı yedi adımdan oluşur ve zincirin herhangi bir halkası atlandığında sorun hep aynı yerde çıkar: malzeme geç gelir, yanlış gelir ya da bütçeyi aşar.
Türkçe kaynaklarda “satınalma süreci” aradığınızda karşınıza çıkan belgelerin çoğu 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na göre yazılmıştır. Orada ilan süreleri, yaklaşık maliyet hesabı, ihale komisyonu ve itiraz yolları kanunla belirlenmiştir.
Özel sektörde böyle bir zorunluluk yoktur. Süreci firma kendi belirler. Bu yazıda anlatılan akış, özel sektördeki küçük ve orta ölçekli işletmelerde fiilen işleyen akıştır — kanuni bir prosedür değil, pratikte oturmuş bir düzendir.
Süreç, satınalma biriminde değil, malzemeye ihtiyaç duyan yerde başlar: üretimde, şantiyede, bakımda ya da ofiste. Talep sahibi ne istediğini yazılı hale getirir.
Buradaki en yaygın hata, talebin WhatsApp mesajı ya da sözlü olarak iletilmesidir. “Şu kablodan 300 metre lazım” cümlesi satınalmacıya ulaştığında marka, kesit, standart ve ne zaman gerektiği bilgisi yoktur. Satınalmacı bunları tahmin ederek teklif ister, yanlış ürün gelir ve kimse hatanın kimde olduğunu gösteremez.
Talep formunun işlevi tam budur: istenen şeyi, miktarı, ihtiyaç tarihini ve gerekçeyi tek kâğıda bağlar. Sonradan tartışma çıktığında bakılacak belge odur.
Onay adımı, bütçeyi koruyan tek adımdır. Onaysız ilerleyen bir talep, siparişten sonra “bunu kim istedi” sorusuna dönüşür.
KOBİ'lerde onay zinciri genelde iki kademelidir: talep edenin bağlı olduğu departman yöneticisi ve belirli bir tutarın üstünde genel müdür ya da firma sahibi. Tutar eşiğini önceden yazılı olarak belirlemek, her talepte “bunu kim onaylayacak” tartışmasını ortadan kaldırır.
Bu adım çoğu zaman atlanır ve bedeli en çok burada ödenir. Tedarikçilerden gelen teklifler ancak aynı şeyi tarif ediyorsa karşılaştırılabilir.
Üç tedarikçiden teklif aldığınızı düşünün. Biri TSE belgeli ürün için fiyat vermiş, diğeri belgesiz muadil için, üçüncüsü ithal bir marka için. Üç rakam yan yana geldiğinde en ucuz olan belgesiz olandır — ama aslında karşılaştırılabilir üç teklif yoktur, üç farklı ürün vardır.
Şartname uzun olmak zorunda değil. Çoğu kalem için üç satır yeter: ne olduğu, hangi standarda uyacağı, hangi belgenin isteneceği. Önemli olan, teklif isteği giden bütün tedarikçilere aynı metnin gitmesidir.
Kaç tedarikçiden teklif isteneceği tutara göre değişir. Pratikte çoğu firma küçük alımlarda tek teklifle, orta ölçekli alımlarda üç teklifle, büyük alımlarda daha geniş bir listeyle çalışır.
Üç sayısının bir sihri yok; mantığı şu: tek teklifte fiyatın piyasaya göre nerede durduğunu bilemezsiniz, iki teklifte hangisinin sapma olduğunu ayırt edemezsiniz. Üçüncü teklif referans noktası verir.
Listeye yalnızca daha önce çalıştığınız firmaları koymak zamanla fiyatın yukarı kaymasına yol açar. Dönem dönem listeye yeni bir isim eklemek, mevcut tedarikçilerin de fiyatını terbiye eder.
Teklif isteği mektubu, karşı tarafın size kullanılabilir bir cevap vermesini sağlayacak kadar bilgi içermelidir: kalemler, miktarlar, teslim yeri, istenen termin, teklifin geçerlilik süresi ve son cevap tarihi.
Teklif isteklerini her tedarikçiye ayrı ayrı gönderin. Hepsini aynı maile “CC” ile eklemek, kimden teklif aldığınızı rakiplerine göstermek demektir; bunu gören tedarikçiler ya fiyatı birbirine göre ayarlar ya da işi ciddiye almaz.
Son cevap tarihi vermek, nazik bir ayrıntı değil, sürecin kendisidir. Tarih yoksa teklifler haftaya yayılır ve karşılaştırma hiç yapılamaz.
Gelen teklifler tek tabloda yan yana dizilir. Karşılaştırılacak şey yalnızca rakam değildir: toplam tutar, teslim süresi, ödeme vadesi, nakliye ve montajın dahil olup olmadığı, garanti süresi.
Burada en sık yapılan hata, farklı kapsamdaki teklifleri aynı satırda karşılaştırmaktır. Nakliye dahil 100 TL ile nakliye hariç 95 TL aynı teklif değildir. Teklifleri tabloya girerken önce hepsini aynı kapsama getirin.
Kararı yazılı bir gerekçeyle vermek, sonradan hesap vermeyi kolaylaştırır. “En ucuz olduğu için” tek başına yeterli bir gerekçe değildir; “termine yetişen tek tedarikçi olduğu için” ya da “diğerinin vadesi 60 gün olduğu için” gibi bir cümle, altı ay sonra o siparişe bakan kişiye kararı açıklar.
Seçilen teklif resmî bir siparişe dönüşür. Sipariş formu, teklifin hangi koşullarla kabul edildiğini yazıya döker: fiyat, miktar, termin, ödeme koşulu, teslim yeri.
Malzeme geldiğinde siparişle karşılaştırılır. Eksik, fazla veya hasarlı kalem varsa bu, fatura kesilmeden önce tutanağa geçirilir. Fatura geldikten sonra yapılan itirazlar hem daha zor hem de daha yavaş sonuçlanır.
Son adım çoğu firmada unutulur: tedarikçinin bu siparişteki performansını bir yere not etmek. Termine uydu mu, eksiksiz mi geldi, sorun çıkınca nasıl davrandı. Bu notlar birikince bir sonraki alımda kimden teklif isteyeceğinize dair elinizde veri olur.
Buradaki yedi adımın hiçbiri yazılım gerektirmez; hepsi Excel ve mail ile yürütülebilir. Yazılı olmasının faydası hız değil, izlenebilirliktir.
Bir alım yanlış gittiğinde sorulacak soru şudur: hangi adımda koptu? Talep eksik mi yazıldı, şartname mi verilmedi, teklif mi karşılaştırılamadı, sipariş mi yanlış geçildi. Her adımın kendi belgesi varsa bu sorunun cevabı beş dakikada bulunur. Yoksa aramak yerine birbirini suçlamakla geçer.
Adımların hepsi gerekli ama hepsi ayrı belge olmak zorunda değil. Beş kişilik bir firmada talep ve onay aynı kâğıtta olabilir, şartname talep formunun açıklama sütununda yer alabilir. Vazgeçilmez olan şu üçüdür: talebin yazılı olması, tekliflerin aynı kapsamda karşılaştırılması ve siparişin yazıya dökülmesi.
Kanuni bir zorunluluk yok, tutara göre değişir. Pratikte düşük tutarlı rutin alımlarda tek teklif yeterli görülür; orta ve büyük alımlarda üç teklif yaygın uygulamadır. Üç sayısının mantığı, fiyatın piyasada nerede durduğunu görebilmek için en az bir referans noktası gerekmesidir.
Talep formu firma içinde hareket eder: ihtiyaç sahibinden satınalmaya gider ve “bana şu lazım” der. Sipariş formu firma dışına çıkar: satınalmadan tedarikçiye gider ve “şu koşullarla sipariş veriyorum” der. İkisi arasındaki adımlar teklif toplama ve değerlendirmedir.
Kanunen hayır. ISO 9001 belgesi alıyorsanız standardın 8.4 maddesi dış tedarikçilerin kontrolünü istediği için yazılı bir düzen kurmanız beklenir. Belgeniz yoksa da süreci bir sayfada yazıya dökmek, yeni başlayan bir çalışana işi anlatmanın en hızlı yoludur.
Tedarikçilerden gelen fiyat tekliflerini yan yana koyan fiyat karşılaştırma tablosu. Fiyat–teslim–vade ağırlıklarına göre puanlar, en uygun teklifi gerekçesiyle gösterir. Formüllü Excel.
Tedarikçiye gönderebileceğiniz üç hazır fiyat teklifi isteme yazısı ve teklif mektubu örneği: standart teklif talebi, teknik şartnameli istek ve hatırlatma. Kopyalayıp doğrudan kullanın.
Departmandan satın alma birimine giden talebin standart boş formu. Teknik özellik, miktar, termin, bütçe ve onay zinciri tek sayfada. Doldurulmaya hazır Excel örneği.
Seçilen fiyat teklifini resmî satın alma siparişine çeviren boş sipariş formu örneği. Tedarikçi, termin, ödeme koşulları ve kalem listesi tek belgede, doldurulmaya hazır Excel.
Gelen malzemeyi siparişle karşılaştırarak teslim alındığını kayda geçiren boş tutanak örneği. Eksik, fazla ve kabul edilmeyen kalemleri sayar, sonucu kendisi yazar. Ücretsiz Excel.
Kaan Ortakarabacak (şahıs işletmesi) · Altınova V.D. 6470470989 · Cumhuriyet Mah. Altunizade Cad. A Blok No: 10/1 İç Kapı No: 12, Altınova / Yalova